المثال 4: سير عمل الموافقة
تحديد قواعد العمل دون غموض
مواصفات سيئة
نظام الموافقة على الشراء
نحن بحاجة إلى سير عمل الموافقة على المشتريات. يجب أن يوافق الأشخاص المختلفون على أساس المبلغ.
عملية:
- يقوم الموظف بإنشاء طلب الشراء
- يوافق المدير
- بالنسبة للمشتريات الكبيرة، هناك حاجة إلى موافقة أعلى
- ينبغي أن تشارك المالية
- حالة المسار
- إرسال الإخطارات
يجب أن يمنع النظام عمليات الشراء غير المصرح بها ويحافظ على مسار التدقيق. ينبغي أن تكون مرنة لسيناريوهات مختلفة.
وينبغي التعامل مع الطلبات العاجلة بسرعة. التكامل مع النظام المحاسبي مطلوب.
نحن بحاجة إلى سير عمل الموافقة على المشتريات. يجب أن يوافق الأشخاص المختلفون على أساس المبلغ.
عملية:
- يقوم الموظف بإنشاء طلب الشراء
- يوافق المدير
- بالنسبة للمشتريات الكبيرة، هناك حاجة إلى موافقة أعلى
- ينبغي أن تشارك المالية
- حالة المسار
- إرسال الإخطارات
يجب أن يمنع النظام عمليات الشراء غير المصرح بها ويحافظ على مسار التدقيق. ينبغي أن تكون مرنة لسيناريوهات مختلفة.
وينبغي التعامل مع الطلبات العاجلة بسرعة. التكامل مع النظام المحاسبي مطلوب.
❌ المشاكل:
- لم يتم تحديد حدود الموافقة
- "المشتريات الكبيرة" غامضة
- مسار تصعيد غير واضح
- "مرنة" غير محددة
- لا توجد معايير الاستعجال
مواصفات أفضل
سير عمل الموافقة على أمر الشراء
مصفوفة الموافقة:
< 1000 دولار: المدير المباشر
1000 دولار - 5000 دولار: مدير + رئيس قسم
5000 دولار - 25000 دولار: أعلى + المدير المالي
> 25000 دولار: أعلى + الرئيس التنفيذي
خطوات سير العمل:
1. يقدم الطالب (البائع، الأصناف، المبلغ، التبرير)
2. طرق النظام لكل مصفوفة أعلاه
3. لدى الموافقين 48 ساعة (البريد الإلكتروني على 0، 24، 47 ساعة)
4. أي رفض يعود إلى مقدم الطلب مع الأسباب
5. الموافقة تنشئ أمر الشراء في Odoo المحاسبة
قواعد خاصة:
- إشارة عاجلة: اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) لمدة 4 ساعات، وتنبيهات عبر الرسائل النصية القصيرة
- تجاوزت الميزانية: الرفض التلقائي مع الرسالة
- التفويض: إعادة التوجيه التلقائي خارج المكتب
مراجعة: قم بتسجيل جميع الإجراءات باستخدام الطابع الزمني والمستخدم وIP
مصفوفة الموافقة:
< 1000 دولار: المدير المباشر
1000 دولار - 5000 دولار: مدير + رئيس قسم
5000 دولار - 25000 دولار: أعلى + المدير المالي
> 25000 دولار: أعلى + الرئيس التنفيذي
خطوات سير العمل:
1. يقدم الطالب (البائع، الأصناف، المبلغ، التبرير)
2. طرق النظام لكل مصفوفة أعلاه
3. لدى الموافقين 48 ساعة (البريد الإلكتروني على 0، 24، 47 ساعة)
4. أي رفض يعود إلى مقدم الطلب مع الأسباب
5. الموافقة تنشئ أمر الشراء في Odoo المحاسبة
قواعد خاصة:
- إشارة عاجلة: اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) لمدة 4 ساعات، وتنبيهات عبر الرسائل النصية القصيرة
- تجاوزت الميزانية: الرفض التلقائي مع الرسالة
- التفويض: إعادة التوجيه التلقائي خارج المكتب
مراجعة: قم بتسجيل جميع الإجراءات باستخدام الطابع الزمني والمستخدم وIP
✓ تحسن واضح:
- حدود الموافقة الدقيقة
- التدفق خطوة بخطوة
- أطر زمنية محددة
- حالات خاصة محددة
- متطلبات التدقيق واضحة