Voorbeeld 4: Goedkeuringsworkflow
Definieer bedrijfsregels zonder dubbelzinnigheid
Slechte specificatie
Aankoopgoedkeuringssysteem
We hebben een goedkeuringsworkflow nodig voor aankopen. Verschillende mensen moeten het goedkeuren op basis van het bedrag.
Proces:
- Medewerker maakt aankoopaanvraag aan
- Beheerder keurt het goed
- Voor grote aankopen is een hogere goedkeuring nodig
- Financiën moeten erbij betrokken worden
- Volg de status
- Meldingen verzenden
Het systeem moet ongeautoriseerde aankopen voorkomen en het audittraject bijhouden. Moet flexibel zijn voor verschillende scenario's.
Dringende verzoeken moeten snel worden afgehandeld. Integratie met boekhoudsysteem vereist.
We hebben een goedkeuringsworkflow nodig voor aankopen. Verschillende mensen moeten het goedkeuren op basis van het bedrag.
Proces:
- Medewerker maakt aankoopaanvraag aan
- Beheerder keurt het goed
- Voor grote aankopen is een hogere goedkeuring nodig
- Financiën moeten erbij betrokken worden
- Volg de status
- Meldingen verzenden
Het systeem moet ongeautoriseerde aankopen voorkomen en het audittraject bijhouden. Moet flexibel zijn voor verschillende scenario's.
Dringende verzoeken moeten snel worden afgehandeld. Integratie met boekhoudsysteem vereist.
❌ Problemen:
- Geen goedkeuringslimieten gedefinieerd
- "Grote aankopen" is vaag
- Onduidelijk escalatiepad
- "Flexibel" niet gedefinieerd
- Geen urgentiecriteria
Betere specificatie
Workflow voor goedkeuring van inkooporders
Goedkeuringsmatrix:
< $ 1.000: Directe manager
$ 1.000-$ 5.000: manager + afdelingshoofd
$ 5.000-$ 25.000: hoger + CFO
> $ 25.000: hoger + CEO
Workflowstappen:
1. Aanvrager dient in (leverancier, artikelen, bedrag, rechtvaardiging)
2. Systeemroutes per matrix hierboven
3. Goedkeurders hebben 48 uur (e-mail op 0, 24, 47 uur)
4. Een eventuele afwijzing komt gemotiveerd terug bij de aanvrager
5. Goedkeuring creëert inkooporder in Odoo Boekhouding
Speciale regels:
- Dringende vlag: SLA van 4 uur, sms-waarschuwingen
- Budget overschreden: automatische afwijzing met bericht
- Delegatie: automatisch doorsturen bij afwezigheid
Controle: Registreer alle acties met tijdstempel, gebruiker, IP
Goedkeuringsmatrix:
< $ 1.000: Directe manager
$ 1.000-$ 5.000: manager + afdelingshoofd
$ 5.000-$ 25.000: hoger + CFO
> $ 25.000: hoger + CEO
Workflowstappen:
1. Aanvrager dient in (leverancier, artikelen, bedrag, rechtvaardiging)
2. Systeemroutes per matrix hierboven
3. Goedkeurders hebben 48 uur (e-mail op 0, 24, 47 uur)
4. Een eventuele afwijzing komt gemotiveerd terug bij de aanvrager
5. Goedkeuring creëert inkooporder in Odoo Boekhouding
Speciale regels:
- Dringende vlag: SLA van 4 uur, sms-waarschuwingen
- Budget overschreden: automatische afwijzing met bericht
- Delegatie: automatisch doorsturen bij afwezigheid
Controle: Registreer alle acties met tijdstempel, gebruiker, IP
✓ Duidelijke verbetering:
- Exacte goedkeuringslimieten
- Stap voor stap stroom
- Specifieke termijnen
- Gedefinieerde speciale gevallen
- Auditvereisten duidelijk