Esempio 4: flusso di lavoro di approvazione
Definisci le regole aziendali senza ambiguità
Specifiche scadenti
Sistema di approvazione degli acquisti
Abbiamo bisogno di un flusso di lavoro di approvazione per gli acquisti. Persone diverse dovrebbero approvare in base all'importo.
Processo:
- Il dipendente crea una richiesta d'acquisto
- Il manager approva
- Per i grandi acquisti è necessaria una maggiore approvazione
- La finanza dovrebbe essere coinvolta
- Tieni traccia dello stato
- Invia notifiche
Il sistema dovrebbe impedire acquisti non autorizzati e mantenere la traccia di controllo. Dovrebbe essere flessibile per diversi scenari.
Le richieste urgenti dovrebbero essere gestite rapidamente. Necessaria l'integrazione con il sistema contabile.
Abbiamo bisogno di un flusso di lavoro di approvazione per gli acquisti. Persone diverse dovrebbero approvare in base all'importo.
Processo:
- Il dipendente crea una richiesta d'acquisto
- Il manager approva
- Per i grandi acquisti è necessaria una maggiore approvazione
- La finanza dovrebbe essere coinvolta
- Tieni traccia dello stato
- Invia notifiche
Il sistema dovrebbe impedire acquisti non autorizzati e mantenere la traccia di controllo. Dovrebbe essere flessibile per diversi scenari.
Le richieste urgenti dovrebbero essere gestite rapidamente. Necessaria l'integrazione con il sistema contabile.
❌Problemi:
- Nessun limite di approvazione definito
- "Grandi acquisti" è vago
- Percorso di escalation poco chiaro
- "Flessibile" non definito
- Nessun criterio di urgenza
Migliori specifiche
Flusso di lavoro di approvazione dell'ordine di acquisto
Matrice di approvazione:
< $ 1.000: direttore diretto
$ 1.000- $ 5.000: manager + capo dipartimento
$ 5.000-$ 25.000: sopra + CFO
> $25.000: Sopra + CEO
Passaggi del flusso di lavoro:
1. Il richiedente invia (fornitore, articoli, importo, giustificazione)
2. Percorsi del sistema per matrice sopra
3. Gli approvatori hanno 48 ore (e-mail alle 0, 24, 47 ore)
4. L'eventuale rifiuto viene restituito al richiedente con motivazione
5. L'approvazione crea l'ordine d'acquisto in Odoo Contabilità
Regole speciali:
- Segnalazione urgente: SLA di 4 ore, avvisi SMS
- Budget superato: rifiuto automatico con messaggio
- Delega: inoltro automatico fuori sede
Verifica: Registra tutte le azioni con timestamp, utente, IP
Matrice di approvazione:
< $ 1.000: direttore diretto
$ 1.000- $ 5.000: manager + capo dipartimento
$ 5.000-$ 25.000: sopra + CFO
> $25.000: Sopra + CEO
Passaggi del flusso di lavoro:
1. Il richiedente invia (fornitore, articoli, importo, giustificazione)
2. Percorsi del sistema per matrice sopra
3. Gli approvatori hanno 48 ore (e-mail alle 0, 24, 47 ore)
4. L'eventuale rifiuto viene restituito al richiedente con motivazione
5. L'approvazione crea l'ordine d'acquisto in Odoo Contabilità
Regole speciali:
- Segnalazione urgente: SLA di 4 ore, avvisi SMS
- Budget superato: rifiuto automatico con messaggio
- Delega: inoltro automatico fuori sede
Verifica: Registra tutte le azioni con timestamp, utente, IP
✓ Netto miglioramento:
- Limiti esatti di approvazione
- Flusso passo dopo passo
- Tempi specifici
- Casi speciali definiti
- I requisiti di audit sono chiari