Exemple 4 : flux de travail d'approbation
Définir des règles métier sans ambiguïté
Mauvaise spécification
Système d'approbation d'achat
Nous avons besoin d'un flux de travail d'approbation pour les achats. Différentes personnes devraient approuver en fonction du montant.
Processus:
- L'employé crée une demande d'achat
- Le gestionnaire approuve
- Pour les gros achats, une approbation plus élevée est nécessaire
- La finance devrait être impliquée
- Suivi de l'état
- Envoyer des notifications
Le système doit empêcher les achats non autorisés et conserver une piste d’audit. Doit être flexible pour différents scénarios.
Les demandes urgentes doivent être traitées rapidement. Intégration avec le système comptable requise.
Nous avons besoin d'un flux de travail d'approbation pour les achats. Différentes personnes devraient approuver en fonction du montant.
Processus:
- L'employé crée une demande d'achat
- Le gestionnaire approuve
- Pour les gros achats, une approbation plus élevée est nécessaire
- La finance devrait être impliquée
- Suivi de l'état
- Envoyer des notifications
Le système doit empêcher les achats non autorisés et conserver une piste d’audit. Doit être flexible pour différents scénarios.
Les demandes urgentes doivent être traitées rapidement. Intégration avec le système comptable requise.
❌ Problèmes :
- Aucune limite d'approbation définie
- "Gros achats" est vague
- Chemin d'escalade peu clair
- "Flexible" undéfini
- Pas de critère d'urgence
Meilleure spécification
Flux de travail d’approbation des bons de commande
Matrice d'approbation :
< 1 000 $ : Gestionnaire direct
1 000 $ à 5 000 $ : gestionnaire + chef de département
5 000 $ à 25 000 $ : ci-dessus + directeur financier
> 25 000 $ : ci-dessus + PDG
Étapes du flux de travail :
1. Le demandeur soumet (fournisseur, articles, montant, justification)
2. Routes système par matrice ci-dessus
3. Les approbateurs disposent de 48 heures (email à 0, 24, 47 heures)
4. Tout rejet revient au demandeur avec motif
5. L'approbation crée un bon de commande dans Odoo Comptabilité
Règles spéciales :
- Indicateur d'urgence : SLA 4 heures, alertes SMS
- Budget dépassé : Rejet automatique avec message
- Délégation : transferts automatiques en cas d'absence du bureau
Audit: Enregistrez toutes les actions avec horodatage, utilisateur, IP
Matrice d'approbation :
< 1 000 $ : Gestionnaire direct
1 000 $ à 5 000 $ : gestionnaire + chef de département
5 000 $ à 25 000 $ : ci-dessus + directeur financier
> 25 000 $ : ci-dessus + PDG
Étapes du flux de travail :
1. Le demandeur soumet (fournisseur, articles, montant, justification)
2. Routes système par matrice ci-dessus
3. Les approbateurs disposent de 48 heures (email à 0, 24, 47 heures)
4. Tout rejet revient au demandeur avec motif
5. L'approbation crée un bon de commande dans Odoo Comptabilité
Règles spéciales :
- Indicateur d'urgence : SLA 4 heures, alertes SMS
- Budget dépassé : Rejet automatique avec message
- Délégation : transferts automatiques en cas d'absence du bureau
Audit: Enregistrez toutes les actions avec horodatage, utilisateur, IP
✓ Nette amélioration :
- Limites d'approbation exactes
- Déroulement étape par étape
- Délais précis
- Cas particuliers définis
- Les exigences d’audit sont claires