Ejemplo 4: flujo de trabajo de aprobación
Defina reglas de negocio sin ambigüedades
Mala especificación
Sistema de aprobación de compras
Necesitamos un flujo de trabajo de aprobación para las compras. Diferentes personas deberían aprobar según la cantidad.
Proceso:
- El empleado crea una solicitud de compra.
- El gerente aprueba
- Para compras grandes, se necesita una aprobación más alta
- Las finanzas deberían estar involucradas
- Estado de seguimiento
- Enviar notificaciones
El sistema debe evitar compras no autorizadas y mantener un registro de auditoría. Debe ser flexible para diferentes escenarios.
Las solicitudes urgentes deben gestionarse rápidamente. Se requiere integración con el sistema contable.
Necesitamos un flujo de trabajo de aprobación para las compras. Diferentes personas deberían aprobar según la cantidad.
Proceso:
- El empleado crea una solicitud de compra.
- El gerente aprueba
- Para compras grandes, se necesita una aprobación más alta
- Las finanzas deberían estar involucradas
- Estado de seguimiento
- Enviar notificaciones
El sistema debe evitar compras no autorizadas y mantener un registro de auditoría. Debe ser flexible para diferentes escenarios.
Las solicitudes urgentes deben gestionarse rápidamente. Se requiere integración con el sistema contable.
❌ Problemas:
- No hay límites de aprobación definidos
- "Grandes compras" es vago
- Camino de escalada poco claro
- "Flexible" undefinido
- Sin criterios de urgencia
Mejor especificación
Flujo de trabajo de aprobación de orden de compra
Matriz de aprobación:
< $1000: Gerente Directo
$1,000-$5,000: Gerente + Jefe de Departamento
$5,000-$25,000: arriba + director financiero
> $25,000: Arriba + CEO
Pasos del flujo de trabajo:
1. Presenta el solicitante (proveedor, artículos, monto, justificación)
2. Rutas del sistema según la matriz anterior
3. Los aprobadores tienen 48 hrs (correo electrónico a las 0, 24, 47 hrs)
4. Cualquier rechazo regresa al solicitante con el motivo
5. La aprobación crea una orden de compra en Odoo Contabilidad
Reglas especiales:
- Aviso urgente: SLA de 4 horas, alertas por SMS
- Presupuesto excedido: Rechazo automático con mensaje
- Delegación: reenvíos automáticos fuera de la oficina
Auditoría: Registre todas las acciones con marca de tiempo, usuario, IP
Matriz de aprobación:
< $1000: Gerente Directo
$1,000-$5,000: Gerente + Jefe de Departamento
$5,000-$25,000: arriba + director financiero
> $25,000: Arriba + CEO
Pasos del flujo de trabajo:
1. Presenta el solicitante (proveedor, artículos, monto, justificación)
2. Rutas del sistema según la matriz anterior
3. Los aprobadores tienen 48 hrs (correo electrónico a las 0, 24, 47 hrs)
4. Cualquier rechazo regresa al solicitante con el motivo
5. La aprobación crea una orden de compra en Odoo Contabilidad
Reglas especiales:
- Aviso urgente: SLA de 4 horas, alertas por SMS
- Presupuesto excedido: Rechazo automático con mensaje
- Delegación: reenvíos automáticos fuera de la oficina
Auditoría: Registre todas las acciones con marca de tiempo, usuario, IP
✓ Mejora clara:
- Límites de aprobación exactos
- Flujo paso a paso
- Plazos específicos
- Casos especiales definidos
- Requisitos de auditoría claros